【返答率を上げるコツ】

とある所轄省庁肝入りの大規模な社団法人があり、私は所属の副統轄責任者となっております。私の所属施設部署が中心となり数十の施設と連携してグループを形成しています。

今年、大規模な書式変更があり、数十のシートを含むエクセルファイル全てに膨大な情報を埋める必要が生じました。しかも、各連携先に結構な手間の調査入力をして頂く必要があります。与えられた期日に余裕もなく、まさに途方に暮れました。取り敢えず一斉に要件を書いて回覧メールをしました。結果、なんと返信はゼロでした。この結果には私自身、コロナ禍で日和っていたと感じました。ビジネスの連絡で大切なのは一対一の直接連絡でした。各所実務の担当者を探し出し直電し、今からメールを送る事、して欲しい要点、期限、重要性を簡潔に伝えて直後に一対一で個別メールしました。その結果、返信率は9割を超えました。各所毎に指示する内容が微妙に異なるため、この連絡とメール整理だけで4時間掛かりました。結果として、最も効率的に処理できたと思います。1週間で取り纏め法人にお送りします。

メール送信だけで反応が無い場合には迷わず電話ですね。痛感しました。